Datenschutzhinweise

Datenschutzhinweise für unseren Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte

 

Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie, gemäß der ab dem 25. Mai 2018 geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns sowie über die Ihnen zustehenden Rechte. Diese Hinweise werden soweit erforderlich aktualisiert und unter

www.baustoff-union.de/Datenschutz-Transparenzsschreiben veröffentlicht.

 

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle der Datenerhebung ist die Baustoff Union GmbH & Co KG, Eduard-Buchner-Str. 21, 85662 Hohenbrunn, Telefon: 08102/773-0, Fax 08102/773-209. E-Mail betrieblicher Datenschutzbeauftragten datenschutz@baustoff-union.de

Unser Datenschutzbeauftragter ist Dipl. Inform. Olaf Tenti, GDI Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH, Fleyer Straße 61 in 58097 Hagen (NRW); E-Mail: datenschutz@..., Tel. 02331/356832-0

 

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten Daten, die wir aus dem Kundenverhältnis oder einem anderweitigen Vertragsverhältnis mit Ihnen erhalten. Die Daten erhalten wir direkt von Ihnen, z. B. im Rahmen des Vertragsschlusses im laufenden Geschäftsverhältnis.

Konkret verarbeiten wir folgende Daten unserer Kunden:

  • Stammdaten aus den Vertragsunterlagen
    (z. B. Name, Kundennummer, Anschrift und Kontaktdaten, Personalausweisnummer, Geburtsdatum, Bankverbindung, Registernummer)
  • Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Vertrages
    (z. B. angebotene und erworbene Produkte und Dienstleistungen, Standort des Einkaufes, Datum und Uhrzeit des Einkaufes, Zahlungsvereinbarungen, Bonitätsprüfungsergebnisse, Steuernummer)

     

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Im Nachfolgenden informieren wir Sie darüber, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre Daten verarbeiten.

 

3.1. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DS-GVO)

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Durchführung unserer Verträge mit Ihnen, d. h. insbesondere zur Rechnungsstellung. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich im Einzelnen nach dem konkreten Gegenstand.

Das sind folgende Verarbeitungsvorgänge:

  • Angebots, Auftragsbestätigungs- und Lieferscheinerstellung
  • Finanzbuchhaltung / Rechnungslegung
  • Ausstellung von Kundenkarten

     

    3.2. Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO)

    Wir können Ihre Daten außerdem auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder von Dritten verwenden. Dies erfolgt zu folgenden Zwecken:

  • Allgemeine Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs

    Unser Interesse an der jeweiligen Verarbeitung ergibt sich aus den jeweiligen Zwecken und ist im Übrigen wirtschaftlicher Natur (effiziente Aufgabenerfüllung, Vertrieb, Vermeidung von Rechtsrisiken).

    Soweit es der konkrete Zweck gestattet, verarbeiten wir Ihre Daten pseudonymisiert oder anonymisiert.

    Das sind folgende Verarbeitungsvorgänge: 

  • Eingabe der Daten in das Warenwirtschaftsprogramm
  • Eingabe der Daten bei der Schufa und Auskunfteien wie Creditreform u.a.
  • Datenaustauch mit Banken (z.B. Lastschriften)
  • Übergabe an Versanddienstleister zum Frankieren und Versenden von Rechnungen und Schriftstücken
  • Übergabe der Daten an hagebau IT GmbH zur Verarbeitung der Daten im Rechenzentrum
  • Im Einzelfall BZST

     

    3.3. Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DS-GVO)

    Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung. Dies betrifft insbesondere Ihre etwaige Einwilligung zur Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos zur Vorstellung Ihrer Person oder zu Illustrationszwecken. Zudem haben Sie ggf. der werblichen Ansprache per E-Mail (sonstige elektronische Übermittlungsform) oder Telefon/Fax zugestimmt.

Sie können Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies gilt auch für Einwilligungserklärungen, die Sie uns gegenüber vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt haben. Der Widerruf wirkt nur für zukünftige Verarbeitungen. Das sind folgende Verarbeitungsvorgänge: 

  • Veröffentlichung von Fotos auf unserer Internetpräsenz
  • Einwilligung zur Gratulation zum Geburtstag / Jubiläum
  • Einladungen für Firmenevents und Veranstaltungen
  • Angebotsnachverfolgung, Erstellung von Angeboten und Feedbackanrufen im Rahmen Costumer Service
  • Kontaktweitergabe zur Handwerkervermittlung 

 

 

3.4. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DS-GVO)

Wir unterliegen verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen

(z. B. Handelsgesetzbuch, Steuergesetze). Das sind folgende Verarbeitungsvorgänge: 

  • Betriebsprüfung durch Finanzbehörden

     

    4. Wer bekommt meine Daten?

    Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit eine Rechtsgrundlage dies gestattet oder Sie in die Weitergabe der Daten eingewilligt haben. Innerhalb unseres Hauses erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen. Darüber hinaus können folgende Stellen Ihre Daten erhalten:

  • von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) insbesondere im Bereich IT-Dienstleistungen, die Ihre Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten
    hagebau IT GmbH, Celler Str. 47, 29416 Soltau, Mitarbeiter der Baustoff Union, Versanddienstleister
  • öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung sowie
  • sonstige Stellen, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben (insbesondere mit uns verbundene Unternehmen).

     

5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unseres Kundenverhältnisses, was auch die Abwicklung eines Vertrags umfasst. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

Datenkategorie

Aufbewahrungsfrist

Kundenakte

Für die Dauer der Geschäftsbeziehung nach Beendigung 10 Jahre

Vertragsunterlagen

10 Jahre

Geschäftsbriefe

10 Jahre

Kundenkarte

10 Jahre

Titel

30 Jahre

 

6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Wir übermitteln Ihre Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR (Drittländer) nur, soweit dies zur Ausführung des Vertragsverhältnisses mit Ihnen erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben. Zurzeit erfolgt keine solche Übermittlung

 

7. Welche weiteren Datenschutzrechte habe ich?

Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht

  • auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO, § 34 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG),
  • auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO),
  • auf Löschung (Art. 17 DS-GVO, § 35 BDSG),
  • auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)  sowie
  • auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO).

Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO, § 19 BDSG).

 

8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unseres Vertragsverhältnisses müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.

 

9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

 

10. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?

Wir verarbeiten Ihre Daten teilweise automatisiert mit dem Ziel, maßgeschneiderte persönliche Aspekte zu bewerten (Kundengruppierung, Zielgruppenorientierte Marketingmaßnahmen). Diese Auswertung erfolgt anhand von aktuellen Daten und solchen aus der Vergangenheit.

 

11. Welche Widerspruchsrechte habe ich? (Art. 21 DS-GVO)

a) Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DS-GVO, das z. B. zur Kundenberatung und -betreuung und zu Vertriebszwecken erfolgen kann.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.